Coordination du Jour J

Profitez du Jour J, laissez-nous l’organiser !

Pendant de longs mois, votre famille et vos témoins vous ont aidés à préparer le plus beau jour de votre vie. En revanche vous souhaitez que chacun puisse profiter pleinement du jour J, sans avoir à accueillir et à gérer le traiteur, le DJ ou encore la fleuriste qui vient déposer ses compositions en matinée.

Beaucoup de jeunes mariés regrettent après-coup de ne pas avoir délégué la coordination de leur mariage à une wedding planner. En sous-estimant l’élaboration de leur planning ou en minimisant les temps de déplacement des invités, certains d’entre eux se retrouvent en cuisine ou auprès du DJ à adapter le programme. Le comble pour ces mariés censés être sous le feu des projecteurs !

Chez Plan my Day, nous savons établir un déroulé de mariage au plus juste et nous vous accompagnons pour vous décharger de tous ces détails qui vous empêcheront de profiter du plus beau jour de votre vie. Le jour J nos missions sont variées… Pour anticiper l’organisation de cette belle journée, nous préparons un livret « jour J » en amont. Contacts utiles, renseignements pratiques et déroulé détaillé constitueront cet outil indispensable pour la coordination de votre mariage.

Pas de stress, pas d’aléa, pas de contrainte : nous orchestrons tout, en toute discrétion. Nous devenons l’interlocuteur privilégié de tous les intervenants pour vous éviter d’être importunés à de multiples reprises. Ainsi, vous ne garderez que la magie de votre union en souvenir.

Ce que comprend la formule “Coordination du Jour J”

Autant de rendez-vous qu’il faudra pour connaître votre projet

Si vous avez organisé votre mariage vous-mêmes, nous avons besoin de prendre connaissance de votre projet le plus tôt possible. Nous faisons le point sur l’avancée de vos préparatifs et listons les prestataires choisis pour le jour J. De notre côté, nous prenons contact avec eux pour mettre au point la coordination de ce grand jour.

Des conseils sur les traditions et le protocole du mariage

Bien qu’un mariage puisse revêtir des formes diverses et variées, il existe certains incontournables que vous ne voudriez pas manquer. En tant que spécialiste, nous vous partageons toutes les traditions relatives au mariage. À la mairie, à l’église ou laïque, chaque cérémonie se plie à un protocole : cortège, lectures de textes, échange de vœux… De plus, pour symboliser votre amour avec originalité, nous vous proposons une liste de rituels au choix à effectuer au cours de votre cérémonie laïque.

La visite technique de votre lieu de réception

Afin d’appréhender au mieux l’organisation de la réception, nous visitons ensemble le lieu que vous avez choisi pour célébrer votre mariage. Pour des raisons techniques et logistiques, d’autres prestataires pourront éventuellement se joindre à cette visite.

Un contact privilégié pour vos témoins

Nous nous tenons à la disposition de vos proches pour recueillir les animations surprises qu’ils vous préparent. Nous les conseillons et planifions avec eux ces petits moments spéciaux. Parce qu’il s’agit souvent de documents vidéos, nous vérifions la compatibilité du matériel pour éviter toute erreur de fonctionnement et centralisons toutes les animations sur un seul support. Nous nous assurons d’organiser ces surprises en toute discrétion auprès des prestataires concernés.

La réalisation d’un livret “Jour J”

Dans ce livret « jour J » seront répertoriés les contacts utiles, les notes importantes et autres renseignements pratiques fournis au préalable. Il contiendra également un déroulé de mariage : un planning extrêmement détaillé précisant ce que nous allons réaliser pour vous ce jour-là. Il est important que vous nous transmettiez autant d’informations que possible. Pour cela, nous préparons un dossier avec plusieurs outils (listes, tableaux, récapitulatifs) nous permettant d’échanger régulièrement sur tous les éléments relatifs à la coordination de votre jour J. Transmis à tous les prestataires, ce livret « jour J » permet d’optimiser l’échange d’informations et de fixer le rôle de chacun.

Le Jour J : notre présence sur place pour orchestrer l’ensemble des prestations

Arrivés premiers sur les lieux, nous accueillons tous les prestataires et supervisons leur installation générale en accord avec le déroulé établi au préalable. Parce que nous serons leurs interlocuteurs, vous pourrez vous préparer en toute sérénité et profiter de ces grands moments entourés de vos proches.

Nous accueillons ensuite vos invités. Généralement très enthousiastes et plein d’interrogations diverses, nous les guidons et les renseignons à juste titre. Lors de vos cérémonies (civile, religieuse ou laïque), nous veillons à ce qu’ils respectent le plan d’assises et formons le cortège dans le bon ordre.

Au cours de la réception, nous coordonnons l’ensemble des équipes présentes. Certains moments demandent une synchronisation parfaite des prestataires : l’arrivée de la pièce montée par exemple ! Traiteur, DJ et photographe doivent connaître leurs rôles respectifs et être prêts à travailler ensemble, à la seconde près. Nous nous assurons donc de gérer le timing et de transmettre les informations utiles pour faire de ces moments clés de véritables réussites.

Nous veillons au bon déroulement de la réception jusque dans les moindres détails : qui rallume ou remplace les bougies consumées si ce n’est nous ? De même, s’il vous reste à régler le solde de vos prestataires, nous nous chargeons de leur remettre vos enveloppes.

Munis de notre plus belle montre et de notre mallette spéciale « jour J », nous gardons bien à l’oeil le timing et solutionnons les imprévus. Tout en demeurant au service de tous les présents, nous restons bien évidemment aussi discrets que possible. Nous nous éclipsons après l’arrivée de la pièce montée et vous laissons poursuivre la soirée dans une ambiance festive et rythmée.

En bref, nous sommes là pour vous accompagner et vous épauler tout au long de cette journée exceptionnelle.